اصول نگهداری اسناد
عمومی
- امور اسناد
- پرونده ها
- طبقه بندی پرونده ها
- تنظیم اسناد
- روش تنظیم موضوعی
- انتخاب روش متمرکز و غیر متمرکز
- تاریخ اسناد – بایگانی جاری- نیمه جاری- راکد
- تعریف آرشیو
- تراکم پرونده های زائد
- تشخیص اوراق زائد
- امحاء اوراق زائد
اختصاصی
- آشنایی با اسناد ضمیمه اظهارنامه
- آشنایی با انواع اظهارنامه
- آشنایی با دوایر گمرکی
- آشنایی با تنظیم اظهارنامه گمرکی
- چگونه الصاق اسناد به اظهارنامه
- مدت زمان نگهداری اظهارنامه ها در بایگانی های مختلف گمرک ( بایگانی سرویس ارزیابی- بایگانی بازبینی- بایگانی راکد )
- طریقه ارسال و اعاده اظهار نامه
- پرونده سازی درگمرک
مدیریت امور اسناد
تعریف سند از نظر حوقی: سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوا و یا دفاع قابل استناد باشد . اسناد طبق قانون سازمان اسناد ملی ایران شامل کلیه اوراق مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها ، نقشه ها ، کلیشه ها ، نمودارها ، فیلم ها ، میکروفیلم ها ، نوارهای ضبط صوت و یا سایر اسنادی است که در دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است. و به طور مداوم و یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده است و از لحاظ اداری ، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.
مدیریت امور اسناد : عبارت است از تهیه و تنظیم برنامه لازم و انجام اقدامات مفید و موثر درباره امور مربوط به ایجاد و تولید اوراق و اسناد و نگهداری و محافظت آنها ، انجام این هدف باید با ایجاد سازمان و اتخاذ روش های مناسب طبقه بندی صورت پذیرد به قسمی که دسترسی به اسناد و اطلاعات مورد نیاز همیشه با اطمینان سهولت و سرعت میسر گردد.
دامنه فعالیت اداره امور اسناد
فعالیت اداره امور اسناد وسیع است و بسیاری از امور دفتری و بایگانی سازمان را در بر می گیرد که اصول عملیات و اقدامات مربوطه را می توان به شرح ذیل خلاصه نمود:
الف) انجام امور دفتری و اقدامات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع نامه های وارده به سازمان و همچنین اقدامات مربوط به نامه های صادره از سازمان
ب) مراقبت و کنترل تولید و ایجاد اسناد و اوراق که با نحوه انجام عملیات و خدمات سازمان ارتباط پیدا خواهد کرد.
ج) از طریق اداره امور اسناد اوراق و اسناد با ارزش و مهم سازمان بایستی برای مدت معین یا دائم نگهداری شود .
د) طبقه بندی و تنظیم و انتخاب سیستم بایگانی متناسب با احتیاجات و نوع عملیات سازمان با مدیریت اسناد است.
ه) محدود کردن مکاتبات اداری به اندازه احتیاج
و) تهیه فرم های چاپی برای تسهیل و تسریع کار و کاهش هزینه
ز) تهیه اطلاعات و آمارهای مورد نیاز سازمان
ح) استفاده از وسایل و ابزار جدید برای سرعت و سهولت کار ( مانند کپی- دستگاه کپی)
ط) ایجاد بایگانی راکد و همکاری با سازمان اسناد ملی بر نگهداری اسناد و مدارک باارزش و امحاء اوراق زائد
ارزش اوراق و اسناد
الف) ارزش حقوقی
ب) ارزش تاریخی ( اشیاء، عتیقه، کتب خطی، دست نوشته های قدیمی )
ج) ارزش فنی ( مثل نقشه انفجاری)
د) ارزش علمی ( مثل فرمولهای ریاضی و فیزیک)
و ) ارزش اداری و مالی
ارزش اسناد وقتی ظاهر می شود که بر پایه و اصول صحیح و کامل طبقه بندی و بایگانی شوند.
تعریف بایگانی : بایگانی یعنی قراردادن اسناد و مدارک و اوراق و کتب و حتی اجناس و اشیاء در حالت و وضع مرتب و منظم به طوریکه در طویل المدت به آنها صدمه ای وارد نشود و در هنگام احتیاج با سرعت و سهولت به آن دسترسی پیدا کنیم.
تمرکز و عدم تمرکز:
در امور مربوط به بایگانی تمرکز عبارت است از اینکه کلیه امور و اقدامات راجع به طبقه بندی و تنظیم و تشکیل و نگهداری پرونده ها و کارها وابسته به آن توسط یک واحد بایگانی به عمل آید.و عدم تمرکز یعنی اینکه این وظایف بین چند واحد بایگانی تقسیم گردد یا برای هر واحد اداری سازمان بایگانی جداگانه ای در نظر گرفته شود .
مزایای سیستم متمرکز
الف) صرفه جویی در وسایل و امکانات لازم
ب) صرفه جویی در محل
ج) سهولت نظارت مرکزی
د) کاهش تعداد پرونده ها
ه) تعداد کامندان کمتر
و) سهولت دسترسی کارکنان و ارباب رجوع و جلوگیری از ترددهای غیر ضروری
مزایای سیستم عدم تمرکز بایگانی
الف) دسترسی به سابقه اسناد و اوراق به تفکیک واحدها
ب) اطمینان از پیدا شدن سند و دارای سوابق بیشتر و بهتر
ج) نزدیک بودن محل خدمت کارکنان هر واحد به بایگانی آن واحد
د) طبقه بندی پرونده ها به صورت تخصصی تر
تعریف پرونده : جمع آوری مکاتبات و اوراق و اسناد مربوط به یک موضوع در اصطلاح اداری تنظیم و تشکیل پرونده نامیده می شود. یکی از مهمترین وظایف بایگانی تنظیم درست پرونده است. پرونده زمانی کامل و درست است که کلیه اسناد و مدارک و اوراق یک موضوع معین که عنوان پرونده را مشخص می سازد شامل شود.
پرونده شامل دو نوع است:
الف) پرونده اسمی ب) پرونده موضوعی
پرونده اسمی : هرگاه اسناد و اوراق و محتویات یک پرونده مربوط به شخص معین باشد و به عبارت دیگر موضوع و عنوان پرونده فرد و یا شخص باشد پرونده اسمی است ( مانند پرونده دانشجویان دانشگاه – بیماران بیمارستان)
پرونده موضوعی : هرگاه اوراق و اسناد پرونده مربوط به یک موضوع در سازمان باشد پرونده موضوعی می باشد ( مانند پرونده ورود موقت کالا در گمرک- کارنه دو پاساژ)
تشکیل پرونده : از طریق طبقه بندی و تنظیم اوراق و اسناد مربوط به موضوع پرونده انجام می گیرد
طبقه بندی : عبارت است از اینکه اشیاء یا افکاری را به گروه ها یا طبقات مختلف طوری تقسیم نماییم که بین آنها صفت مشترک موجود باشد بنابراین طبقه بندی دو مرحله است
الف ) تجزیه ب) ترکیب
تجزیه : در این مرحله عناصری که اجزاء طبقه بندی را تشکیل می دهند مورد بررسی قرار داده ، آنچه که برجسته تر است به عنوان پایه و صفت مشترک قرار داده ، انتخاب می کنیم. اصولاً در هر سازمان با توجه به شماره ها یا نام ها یا مواردی که خود آن سازمان روی اوراق یا پرونده ها درج می نماید تفکیک صورت می گیرد به طور مثال در زایشگاه شماره برگه های تولد توسط خود زایشگاه ثبت می شود ، در راهنمایی رانندگی پلاک اتومبیل ها توسط خود اداره راهنمایی و رانندگی زده می شود در صورتیکه همین ماشین ها در کارخانه دارای پرونده هایی با شماره شاسی و موتور می باشند.
درگمرک مهترین شماره روی اسناد شماره کوتاژ است و کلیه پرونده ها با شماره کوتاژ بایگانی می شوند.
ترکیب : پس از بررسی جنبه های مختلف و تشخیص صفات مشترک هریک از اجزاء آنچه که به هم نزدیکتر است در یک جا جمع می کنیم با انجام علم طبقه بندی ، اطلاعات مورد نیاز و اسناد و اوراق و مکاتبات وابسته تحت نظم و ترتیب قرار داده می شود تا در موقع احتیاج به راحتی بتوان آن را پیدا کرد.
شرایط طبقه بندی
هدف اصلی طبقه بندی چیست؟ برای استفاده بهینه از بایگانی سازمان باید در نظر داشت که هدف اصلی طبقه بندی تامین احتیاجات و رفع نیازمندی مراجعه کنندگان و اسناد و اوراق می باشد.
طبقه بندی مطلوب باید داری شرایط زیر باشد:
الف) روش طبقه بندی با احتیاجات سازمان تطبیق نماید
ب) طبقه بندی باید ساده و آسان و بدون ابهام باشد و قابل درک برای کارکنان
ج) طبقه بندی باید قابل تغییر باشد که در صورت ایجاد تغییرات یا تحولات بتوان آنرا تغییر داد.
انواع طبقه بندی
اوراق ، اسناد و مکاتبات سازمان را می توان از جهات مختلف تفکیک و طبقه بندی نمود بطوریکه تامین کننده نیازها و احتیاجات سازمان باشند.
الف) موضوع : بر اساس موضوع نامه ها و اسناد طبقه بندی انجام می شود.
ب) الفبا یا نام : ممکن است اسناد و اوراق بر اساس نظم الفبایی باشد.
ج) تاریخ : طبقه بندی بر حسب تاریخ صورت می گیرد.
د) طبقه بندی جغرافیایی : در این نوع طبقه بندی بر اساس محل ، یا مکان جغرافیایی می باشد ( مثل شهرداری، فرمانداری) بر اساس مناطق جغرافیایی تشکیل پرونده می دهند.
انتخاب نوع طبقه بندی:
برای تشکیل پرونده و تشخیص اینکه کدام طبقه بندی برای سازمان مناسب تر می باشد باید روشهای متناسب با احتیاجات آن سازمان بکار برده شود.
الف) در ادارات و سازمانهایی که مکاتبات و اوراق و اسناد بایگانی مربوط به فعالیت سازمان و متوجه عملیات انجام یافته وظایف بوده و مربوط به موضوعات مختلف و متنوع باشد طبقه بندی بر حسب موضوع مناسب تر است.
ب) هرگاه مکاتبات و اوراق مربوط به افراد معین و مشخص باشد انتخاب روش الفبایی تشکیل پرونده ها را آسان می کند.
ج) هرگاه نتیجه فعالیت و عملیات در نقاط مختلف ارتباط پیدا کند از طبقه بندی جغرافیایی استفاده می شود.
د) در سازمانهایی که زمان انجام کار اهمیت دارد طبقه بندی تاریخی انجام میشود.
تنطیم اسناد: بعد از اینکه اسناد و اوراق طبقه بندی گردید تنظیم اسناد انجام می شود.
عمل تنظیم که تشکیل پرونده گفته میشود از مهمترین و حساسترین وظایف بایگانی است یعنی قراردادن پرونده و محتویات آن ( روی هم گذاشتن برگه ها) به وضعی معین تا بتوان در کمترین فرصت و اطمینان کامل آن را پیدا کرد.
شرایط تنظیم
الف) اطمینان : یعنی اینکه پس از بایگانی اطمینان کامل داشته باشیم که اسناد و مدارکمان در جای درست قرار داشته و به راحتی سابقه آن در دسترس باشد.
ب) روشن بودن تنظیم: یعنی قواعدی که پایه تنظیم قرار دارد و ساده و قابل فهم است.
ج) سرعت : تنظیم باید تضمین کننده سرعت باشد و خیلی سریع به نتیجه برسد.
د) قابل توسعه بودن : یعنی اینکه تنظیم باید با افزایش فعالیت سازمان قابل گسترش باشد.
ه) قابل انعطاف بودن: یعنی اینکه تنظیم باید با تغییرات و تحولات احتمالی سازمان قابل تغییر و تبدیل باشد و بتوان آن را به راحتی تغییر داد.
تعیین نوع پرونده یا انتخاب نام برای پرونده :
در روش موضوعی تعین نام پرونده بسیار مهم است زیرا برای یافتن سابقه و گذاشتن اسناد و نامه ها در پرونده اولین راهنما می باشد ک به صورت نام نمایان شده است.
در تعیین نام پرونده این نکات مورد توجه قرار دارد:
الف) نام پرونده باید کاملا موضوع مورد تنظیم و اوراق ومحتویات پرونده را بیان کند.
ب) عنوان پرونده باید متناسب با کیفیت عملیات و مکاتبات باشد یعنی نه آنقدر محدود و جزئی باشد که برای یک فعالیت چند پرونده کوچک تشکیل شود و نه آنقدر بزرگ و وسیع باشد که پروندههای زیادی را در خود جای دهد.
فهرست موضوعات اصلی و فرعی
در روش موضوعی مبنای تنظیم پرونده بر موضوعات مورد مکاتبه قرار دارد و تشخیص وتعیین این موضوعات است که عناوین طبقه بندی و تنظیم موضوعی را بوجود می آورد.
تنظیم روش موضوعی را به اشکال مختلف می توان انجام داد در روش ساده چند عنوان موضوعی در نظر گرفته می شود. ولی در روش های کاملتر موضوعات اصلی به موضوعات فرعی و کوچک تر تقسیم شده بنابراین اساس تنظیم بر مبنای موضوعات اصلی قرار دارد و ابتدا فهرست این موضوعات تهیه می شود و سپس در صورت نیاز به موضوعات فرعی تقسیم می گردد.مثال: برای تنظیم بایگانی یک سازمان یکی از موضوعات اصلی امور مالی است.
در بسیاری از سازمان ها مکاتبات و اوراق که جنبه مالی دارند از موضوعات فرعی جداگانه ای تشکیل می گردد و لازم است برای هر کدام پرونده خاص تشکیل شود. مانند مکاتبات درباره بودجه ، هزینه، حسابرسی، حقوق، اضافه کاری، کشیک و ...
هریک از اوراق و اسناد مربوط به موارد فوق فرعی می باشد. بدین ترتیب فهرست موضوعات اصلی و فرعی بدست می آید.
تشخیص عناوین موضوعی
برای تشخیص عناوین موضوعی به طریق زیر اقدام می کنیم:
الف) مکاتبات و اسناد وارده و صادره چند ماهه سازمان را به دقت مطالعه می کنیم.
ب) از کارمندان با سابقه وبا تجربه و انواع وظایفی که بعهده دارند و اموری را که انجام می دهند سوال می کنیم و با مطالعه آنها موضوعات اصلی و فرعی را مشخص می کنیم.
ج) به آیین نامه ها و دستورات و مقررات که جزئیات وظایف را مقرر داشته است مراجعه و عناوین موضوعی را تهیه نماید.
د) بسیاری از وظایف واحدهای تساوی در سازمان ها مشابه است مانند حسابداری، کارگزینی، حقوقی ، تدارکات و ...
راهنما یاایندکس index
تنظیم راهنما یا ایندکس: هریک از روشهای بایگانی احتیاج به راهنما دارد تا بوسیله آن بتوان از مشخصات پرونده های بایگانی شده و محل نگهداری آنها اطلاع حاصل نمود و به آسانی آنها را در جای خود قرار داد.
نحوه تنظیم ایندکس= با توجه به اینکه اصل تنظیم پرونده های موضوعی بر اساس موضوعات اصلی نامه ها می باشد و بعداً این موضوعات اصلی به موضوعات فرعی تقسیم می شود بنابراین برای تنظیم راهنما ابتدا موضوعات اصلی به ترتیب اهمیت پشت سر هم نوشته می شوند وبه آنها شماره داده می شود .1- امور مالی 2- امور استخدامی 3- امور فنی
امور مالی :1 بودجه- حقوق- مزایا استخدامی: گزینش- آزمون- برقراری مستمری
طرز استفاده از ایندکس یا راهنما بدین شرح است:
الف ) هرگاه شماره پرونده معلوم باشد به سادگی قابل پیدا کردن است.
ب) هرگاه شماره پرونده معلوم نباشد ابتدا به راهنما یا ایندکس مراجعه می کنیم.
تنظیم الفبایی اسمی: منظور از تنظیم الفبایی ترتیب عناوین و موضوعات و پرونده ها بر اساس تقدم و تاخر حروف الفبا می باشد مثل دفترچه تلفن
تنظیم الفبایی در مواردی قابل استفاده است که بتوان موضوعات و عناوین را برحسب نام آنها طبق حروف الفبا مرتب ساخت و این در صورتی است که مکاتبات و سوابق مربوط به افراد و اشخاص باشد.
نکات مورد توجه در تنظیم الفبایی:
الف) در تنظیم الفبایی نام و نام خانوادگی اشخاص پایه طبقه بندی قرار دارد و نام خانوادگی قبل از نام قرار می گیرد به دو دلیل 1- افراد در جامعه بیشتر با نام خانوادگی شناخته می شوند 2- نام خانوادگی افراد در سازمان ها محدود است
ب) ممکن است کلمات اضافی با نام افراد همراه باشند مانند: میرزا- سید- کربلایی یا عناوین عملی مانند مهندس- دکتر و... در این قبیل موارد کلمات اضافی را کنار گذاشته و ابتدا نام خانوادگی و بعد نام کوچک و در دنباله آن اصطلاحات اضافه را می نویسیم مانند محمدی محمد( دکتر)
ج) در مورد اسامی شخصیتهای حقوقی ، شرکت ها ، انجمن ها و سازمان های مشابه همیشه نام اصلی بر سایر کلمات مقدم خواهد بود.
د) تنظیم الفبایی ساده یعنی تنظیم پرونده ها بر حسب الفبا بدون تلفیق با سایر سیستمها و عدم شماره گذاری باعث میشود که بایگانی الفبایی فاقد راهنما باشد در عمل با مشکلات زیادی مواجه خواهد شد.
تنظیم الفبایی شماره ای
این روش تلفیقی است از روش الفبایی با استفاده از شماره ، ترتیب و تسلسل اعداد بدین صورت که ابتدا اسامی برجسته حروف الفبا از یکدیگر جدا شده و به ترتیبی که پرونده تشکیل می شود پشت سر هم قرار می گیرند و بعد به هریک از آنها به ترتیب تنظیم شماره ردیف داده خواهد شد .
الف ب د
1- اکبری-احمد 1- بازرگان- محمد 1- دارابی- عباس
2- ایزدی- رضا 2-بیگی- علی 2- داریوشی- احمد
در این صورت شماره پرونده رضا ایزدی (الف-2) می باشد و عباس دارابی (د-1)
مزایا و معایب روش تنظیم الفبایی شماره ای
الف) روش ساده و بدون ابهام است و سریع پرونده ها پیدا می شوند و یا جایگذاری می شوند.
ب) در این روش مبنای تنظیم بر اساس حروف اول نام خانوادگی قرار دارد و به نام نیز توجهی نشده است.
د) در سیستم الفبایی شماره ای برای پیدا کردن پرونده باید به تمام نام های خانوادگی مراجعه نمود.
ایندکس وراهنمای روش الفبایی شماره ای
راهنمای این روش عبارت است از دفتر یا کارهای متحرکی که هر 32 برگ آن را به یکی از حروف الفبا اختصاص می دهیم و بعد از ثبت اسامی در طبقه بندی مربوط به خود به آن شماره ردیف می دهیم بنابر این شماره پرونده عبارت خواهد بود از حروف الفبا( حرف اول و دوم نام خانوادگی) و شماره ردیف ثبت
الف- الف الف-ب الف-ج
1- آینه چی- حسین 1- آبادانی-محمد 1- آجودانی- علی
(الف-الف-1)
کد بندی- استفاده از شماره به جای حروف
در موقع تعیین شاره گذاری پرونده ها و تهیه راهنمای بایگانی می توان به جای حروف الفبا شماره قرارداد در این حالت پرونده از یک رشته اعداد تشکیل می شود و کد بندی یا طبقه بندی محتویات بایگانی بوجود می آید شماره کد را می توان در روی تمام اوراق و اسناد بایگانی قید نمود. شماره حروف الفبا از 1 به 32 ختم می شود.
مثلاً برای میم که بیست و ششمین حروف الفبا است عدد 26 در نظر گرفته میشود.
یکی از مزایای کد بندی این است که به راحتی برای همگان قابل دسترسی نمی باشد.
روش الفبایی با شماره ای با گروه بندی حروف الفبا
تنظیم روش الفبایی با استفاده از حروف دوم زمانی مفید است که تعداد اسامی بسیار زیاد بوده و بیش از 50 هزار پرونده باشد در این روش به جای طبقه بندی اسامی برحسب حرف اول و دوم و اختصاص یک طبقه بندی خاص برای هریک حروف دوم الفبا را به چند گروه تقسیم می کنیم که بسته به مدیر بایگانی است.
گروه 1 الف- ب- پ-ت-ث
گروه2 ج-چ-ح- خ
گروه3 د-ذ-ر-ز-ژ- س-ش
گروه4 ص-ض-ط-ظ-ع-غ-ف-ق
گروه5 ک-گ-ل-م-ن-و-ه-ی
برای شماره گذاری پرونده ابتدا حرف اول نام خانوادگی را در نظر گرفته و به جای حرف دوم شماره گروه را در نظر می گیریم.
گروه اول گروه دوم
الف-1 الف-2
1- ابوطالبی-حسن 1- احتشامی-یحیی
اسناد ترخیص
اسناد: سند و مدرکی که بتوان در مقام دعوا به آن استناد نمود.
ترخیص: خروج کالا از امکان گمرکی پس از انجام تشریفات گمرکی
امکان گمرکی: کلیه انبارها، اسکله ها، فرودگاه ها، باراندازها و ایستگاههای راه آهن که تحت نظارت گمرک باشد.
تشریفات گمرکی: پرداخت حقوق ورودی ، عوارض و هزینه های گمرکی و انجام مقررات و رویه های گمرکی پس از اینکه خرید کالای خارجی انجام شد توسط فروشنده برای خریدار فاکتور(سیاهه خرید) صادر می شود.
1- خریدار مجبور است برای انتقال کالای خریداری شده با یکی از شرکتهای حمل و نقل بین المللی قرارداد حمل منعقد نموده هزینه حمل را پرداخت نماید و شرکت مزبور برای آن سند حمل یا بارنامه صادر می کند و برای اطمینان از سالم رسیدن کالا، کالا را مورد بیمه قراردهد. یعنی با یکی از شرکتهای بیمه قرارداد منعقد نموده و شرکت بیمه کالا را درحین حمل بیمه کرده و بیمه نامه( Insurance ) صادر می نماید.
2- کالا پس از انتقال به کشور در امکان گمرکی تخلیه شده و از طرق مرجع تحویل گیرنده برای آن قبض انبار صادر می شود. صاحب کالا با دردست داشتن اسناد یاد شده و ترخیصیه ( سندی است که شرکتهای حمل و نقل بین المللی پس از احراز هویت بلامانع بودن انجام تشریفات گمرکی را برای صاحب کالا به گمرک اعلام می نماید) کالا را به گمرک اظهار می نماید.
اظهار کالا : بیانیه ای کتبی یا شفاهی که براساس مقررات قانون امور گمرکی اظهارکننده ، رویه گمرکی مورد نظر خود را درباره کالا مشخص می سازد و اطلاعات مورد نیاز برای اجرای مقررات گمرکی را ارائه می دهد.
اظهار کننده : صاحب کالا یا نماینده قانونی او
اظهار شفاهی: مربوط به مسافرین ورودی به کشور
ماده 47 قانون کالای واره به قلمرو گمرکی را می توان برای یکی از منظور های زیر اظهار کرد رویه های گمرکی :
1- ورود قطعی
2- ورود موقت
3- ورود موقت برای پردازش
4- اعاده به خارج( مرجوعی)
5- عبور خارجی( ترانزیت خارجی )
6- عبور داخلی ( ترانزیت داخلی)
ورود قطعی : رویه گمرکی است که براساس آن کالاهای وارده برای استفاده در داخل قلمرو گمرکی ( داخل کشور) با پرداخت حقوق ورودی و هزینه انجام خدمات و با انجام کلیه تشریفات ترخیص می شود.
ورود موقت : رویه گمرکی است که براساس آن کالاهای معینی می تواند در شرایط خاص به طور موقت به قلمرو گمرکی وارد شود این کالاها باید ظرف مهلت معینی که گمرک ایران تعیین میکند بدون اینکه تغییری در آن ایجاد شود خارج گردد ، تغییرات ناشی از استهلاک از این حکم مستثنی است.
ورود موقت برای پردازش: رویه گمرکی است که براسا آن کالا می تواند به طور موقت به قلمرو گمرکی وارد شود تا ساخته ، تعمیر یا فرآوری شده (آماده مصرف) و سپس صادر شود( مثلا وارد کننده شکر ، شکر را تبدیل به آبمیوه کند )
مرجوعی: رویه است که براساس آن کالای وارده موجود در گمرک را تا هنگامی که با اجرای مقررات متروکه به فروش نرسیده است می توان به عنوان اعاده به خارج به گمرک اظهار و ترخیص کرد.( کالا پس از 3 ماه در امکان گمرکی در صورتی که ترخیص نشود به سازمان اموال تملیکی تحویل و فروخته می شود )
ترانزیت خارجی( عبور خارجی) : رویه گمرکی است که براساس آن کالایی، به منظور عبور از قلمرو گمرکی از یک گمرک مجاز( به انجام ترانزیت خارجی) وارد و از گمرک مجاز دیگری تحت نظارت گمرک خارج شود.
ترانزیت داخلی(عبور داخلی) : رویه گمرکی است که براساس آن کالای گمرک نشده ( کالایی که تشریفات گمرکی را انجام نداده و حقوق ورودی را پرداخت ننموده ولی تحت نظارت گمرک می باشد ) از یک گمرک مجاز ( مجاز برای انجام ترانزیت داخلی) به گمرک مجاز دیگر و سایر اماکن تحت نظارت گمرک منتقل می گردد تا تشریفات قطعی گمرکی آن در مقصد انجام گیرد.
آشنایی با اسناد و مدارک تجاری جهت الصاق به اظهارنامه
اسناد کالای تجاری : 1- اسناد خرید: پیش فاکتور Proforma
فاکتور یا سیاهه خرید Invoice
2-اسناد حمل : بارنامه Bill of lading
بیمه نامه insurance policy
3-سایر اسناد مبدا : گواهی مبدا certifica of origin
گواهی بازرسی cinspection
گواهی سلامت certificate of health
لیست عدلبندی paking list
پیش فاکتور: سندی است که خریدار قبل از خرید کالا و پرداخت وجه از فروشنده دریافت می کند و بدین وسیله از ارزش کالا ، نوع کالا و غیره مطمئن شده و با این سند می تواند از تعرفه دقیق کالا و مرکز آن از طریق گمرک با خبر شود و حتی با این برگه می تواند به وزارت صنعت و معدن و تجارت مراجعه نموده و مجوز ورود (ثبت سفارش) بگیرد.
فاکتور: پس از پرداخت پول فروشنده برای خریدار فاکتور صادر می نماید و بدین وسیله معامله تجاری انجام شده است.
بارنامه : پس از خرید بسته به نوع قرارداد خرید ، قرارداد حمل کالا از مبدا به مقصد توسط خریدار یا فروشنده با یکی از شرکتهای حمل ونقل بین المللی انجام گرفته و بارنامه صادر می گردد که طبق آن شرکت حمل و نقل موظف است بدون تغییر ، کالا را از مبدا تا مقصد تعیین شده حمل نماید.
بیمه نامه : قبل از حمل برای ضمانت سالم رسیدن کالا و جلوگیری از هدر رفتن سرمایه در اثر حوادث غیر مترقبه بسته به نوع قرارداد خرید (اینکوترمز) خریدار یا فروشنده نسبت به انعقاد بیمه حمل ونقل با یکی از شرکتهای بیمه اقدام می نماید و شرکت بیمه ، بیمه نامه را صادر و تعهد می نماید در صورت بروز خطرات احتمالی خسارت وارده را جبران نماید.
گواهی مبدا : اتاق بازرگانی کشورها موظف است برای کالاهای تولید شده و ساخته شده آن کشور گواهی صادر نمایند و در آن گواهی اعلام کند که آن کالا متعلق به آن کشور است.
گواهی بازرسی : خریدار پس از خرید کالا قبل از حمل اقدام به انعقاد قرارداد را با یکی از شرکتهای بازرسی کننده بین المللی نموده تا مطمئن شود فروشنده کالا را سالم در اختیار حمل کننده قرار داده است لذا شرکت بازرسی کننده موظف است نسبت به بازرسی کالا قبل از حمل اقدام و گواهی بازرسی صادر نماید.
لیست عدلبندی : سندی است که در صورت متنوع بودن بسته ها صادر می شود و گمرک نیز در صورتی که بسته ها یک شکل و یک اندازه باشد آن را اظهارکننده اخذ نمی کند.
گواهی سلامت : گواهی است که سازمان کشاورزی یا سازمان های بهداشت کشورهای مبدا برای کالاهای تولیدی خود صادر نموده و مورد نیاز سازمان های مشابه در ایران می باشد که در برخی مواقع بدون آنها وزارت کشاورزی یا وزارت بهداشت گواهی صادر نمی کند.
اسناد و مدارک ایرانی مورد لزوم جهت الصاق به اظهارنامه :
1- ترخیصیه
2- قبض انبار
3- وکالتنامه
4- تصویر کارت بازرگانی و کد اقتصادی و پروانه کارگزار گمرکی
5- مجوزها و گواهی ها لازم شامل استاندارد، ارشاد اسلامی، بهداشت، انرژی اتمی، قرنطینه، مخابرات
ترخیصیه : سندی است که شرکت های حمل ونقل بین المللی پس از احراز هویت بلامانع بودن انجام تشریفات گمرکی را برای صاحب کالا به گمرک اعلام نماید.
قبض انبار : به محض ورود کالا از اماکن گمرکی مرجع تحویل گیرنده (انباردار) موظف است کالا را تحویل گرفته و پس از دریافت ترخیصیه برای آن قبض انبار صادر نماید.
وکالتنامه : در صورتی که اظهار کننده غیر از صاحب کالا باشد بایستی نماینده دارای وکالت نامه رسمی از شخص صاحب کالا باشد.
تصویر کارت بازرگانی و کد اقتصادی و پروانه کارگزار گمرکی : مبادرت در حمل و صادرات و واردت در کشور منوط به داشتن کارت بازرگانی از وزارت صنعت و معدن و تجارت باشد و اداره امور مالیاتی برای کلیه افرادی که در امر خرید و فروش دخالت دارند کارت کد اقتصادی صادر می نماید.
پروانه کارگزاری : کلیه افرادی که در گمرک مبادرت به ترخیص کالا می نمایند بایستی دارای کارت کارگزاری از گمرک جمهوری اسلامی ایران بوده و تصور آن را جهت انجام امور به گمرک ارائه دهند.
مجوزها و گواهی های لازم : بسیاری از کالاهای وارداتی برای ورود به کشور نیاز به مجوزها و گواهی های سازمان هایی مانند استاندارد و هبداشت و قرنطینه نباتی- قرنطینه دامی- ارشاد اسلامی، انرژی اتمی- مخابرات- وزارت دفاع قانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان (اسباب بازی) می باشد که بدون مجوز ها ترخیص کالا از گمرک امکان پذیر نمی باشد.
مجوز استاندارد دو نوع می باشد : ND , COC
ND یعنی تعیین ماهیت و COC یعنی استاندارد اجباری است.
پس از تنظیم اظهارنامه و تکمیل کلیه باکس ها آن را تحویل دایره ورود اطلاعات در گمرک داده که کلیه موارد ثبت سیستم گردد و پس از آن اظهارنامه به صورت چاپ شده درآمده و در دو نسخه تحویل اظهار کننده می گردد 1- مربوط به گمرک و 2 مربوط به صاحب کالا می باشد.
اظهار کننده اصل کلیه مدارک را ضمیمه اظهارنامه ای که باید به گمرک بدهد نموده و اظهارنامه را تحویل دایره احراز هویت نماید لازم به توضیح است که اظهارنامه چاپ شده در مورد اطلاعات شماره عطف می ورد که باعلامت مربع شناخته می شود.
شماره عطف نشانگر تعداد اظهار نامه های یک اظهارکننده در طول یک سال می باشد.
ماده 64 دایره احراز: در این بخش اظهارنامه و اسناد از جهات تکمیل بودن اطلاعات و اسناد ضمیمه ، نداشتن بدهی قطعی ، محاسبات، نداشتن خط خوردگی، احراز مالکیت، ارتباط اسناد با کالا و همچنین برگ وکالتنامه یا نمایندگی و کارت کارگزاری بررسی شده و در صورتی که ایرادی در هریک از موارد یاد شده مشاهده گردد اظهارنامه و اسناد جهت رفع نقص و تکمیل به اظهار کننده مسترد می شود (برگرداننده می شود) تا نسبت به اصلاح، تکمیل و امضاء آن اقدام نماید و سپس اظهارنامه را اعاده نماید.
واحد پذیرش پس از اخذ اظهارنامه امضاء شده و اطمینان از کامل بودن اسناد و مندرجات اظهارنامه و صحیح بودن محاسبه حقوق ورودی اسناد را به اظهارنامه ضمیمه و مهر و موم و مشخصات آن را در دفتر ثبت اظهارنامه درج و یا در رایانه وارد و شماره ثبت آن را با قید تاریخ در بالای اظهارنامه می نویسد و به سرویس ارزیابی تحویل می دهد. با تخصیص شماره ثبت و درج آن در متن اظهارنامه کالا ، اظهارشده تلقی می شود . اظهارنامه تحت این شماره ثبت شناسایی می شود.
شماره ثبت(شماره کوتاژ) از این پس نباید از اختیار ماموران گمرک خارج شود و بعد از اظهار صاحب کالا حق هیچ گونه اصلاح یا تغییر در اظهارنامه را ندارد ( یعنی اینکه اظهارکننده هر تغییری بخواهد بدهد بایستی قبل از اظهار انجام دهد)
شماره کوتاژ از کجا می آید؟ شماره کوتاژ عددی است 7 رقمی که با اعدا 1 تا 9 شروع می شود و در ابتدای هرسال برای هریک از رویه ها از سوی اداره بازرسی و نظارت گمرک ایران(در تهران) به گمرکات اعلام می شود و هر ساله تغییر می کند به طور مثال ممکن است :
واردات قطعی در سال 1391 با 10000000 شروع شده صادرات با 3000000 و ترانزیت خارجی با 5000000
واردات قطعی در سال 1392 با 30000000 شروع شده صادرات با 5000000 و ترانزیت خارجی با 1000000
اولین شخصی که در ابتدای سال اظهارنامه وارداتی به گمرک ارائه می دهد و موفق به گرفتن شماره ثبت شود کوتاژ 1 را به خود اختصاص می دهد مثلا در سال 1393 که واردات قطعی از 30000000 شروع شده است اولین شماره ثبت3000001 و تاریخ روزی که شماره ثبت گرفته است در زیر آن قید می شود.
04/01/93
ماده 65 آئین نامه اجرایی قانون امور گمرکی
پس از تحویل اظهارنامه به سرویس ارزیابی و تعیین ارزیاب و کارشناس توسط مسئول سرویس ارزیابی ، ارزیاب و کارشناس نتایج بررسی را در اظهارنامه منعکس و در صورت قبول اظهار یا تعیین تکلیف طبق سایر مواد قانون در مواردی که اختلافی مشاهده نشود اظهارنامه را امضاء و میزان وجوهی را ک هباید پرداخت شود به اظهارکننده اعلام و اظهارنامه تحویل واحد صندوق و پروانه می گردد. واحد مذکور پس از دریافت اسناد پرداخت یا تامین وجوه متعلقه از اظهارکننده نسبت به کنترل و ثبت آنها و انطباق وجوه پرداخت شده اقدام و اظهارنامه و پروانه ای را که براساس مندرجات اظهارنامه در این واحد تهیه شده است مهر و امضاء می نماید. سپس اظهارنامه و پروانه به شخصی که از طرف رئیس گمرک تعیین می شود تحویل تا پروانه را با اظهارنامه مطابقت و در صورت صحت اقدامات انجام شده ، با قید تاریخ ، پروانه را امضاء و مهر نماید سپس اظهارنامه اسناد و پروانه تحویل متصدی دفتر ثبت اظهارنامه شده تا پس از ثبت شماره و تاریخ امضاء پروانه و اطلاعات تکمیلی پیش بینی شده در آن دفتر پروانه را با اخذ رسید تحویل صاحب کالا یا نماینده قانونی او نماید و اظهارنامه و اسناد ضمیمه را تحویل واحد نگهداری اظهارنامه می نماید( بایگانی سرویس ارزیابی )
وظایف بایگانی سرویس ارزیابی
پس از اینکه اظهارنامه و اسناد تحویل بایگانی سرویس ارزیابی شد متصدی نگهداری اسناد ترخیص مشخصات اظهارنامه را در دفتر بایگانی ثبت می نماید. دفتر بایگانی بر اساس سال تقسیم بندی شده و کوتاژها یا شماره های ثبت از شماره 1 تا آخرین شماره ای که در آن سال ثبت می شود در آن نوشته می شود . مسئول بایگانی موظف است پس از ثبت اظهارنامه ها در دفتر اظهارنامه ها در دسته های 10تایی و پشت سرهم در زونکن قرار داده و در قفسه های بایگانی قرار دهد و روی زونکن شماره ثبت 10 اظهارنامه را قید نماید.
ماده 66 آئین نامه اجرایی قانون
به منظور حصوص اطمینان از اجرای مقررات گمرکی ، وصول وجوه متعلقه، صحت مندرجات اظهارنامه و اسناد ، کالاهای اظهار شده از لحاظ نوع جنس، تعداد، وزن ، ارزش، کشورسازنده ، تعرفه و سایر مشخصات و مجوزهای لازم باید مورد ارزیابی و کنترل های گمرکی قرار گیرد.
ماده 133 قانون امور گمرکی
گمرک ها موظف اند کلیه پته ها ، اظهارنامه و سایر اسناد گمرکی مربوط به ترخیص کالا را پس از امضاء حداقل یکبار از نظر اجرای صحیح مقررات و اینکه وجوه گمرکی متعلقه به طور صحیح و کامل طبق مقررات وصول شده است قبل از شمول مرور زمان (شش ماهه) مورد بازبینی قرار دهند.
ماده 134 قانون امور گمرکی
گمرک ایران می تواند هر تعداد از اظهارنامه های گمرکها را که ضروری تشخیص دهد در مهلت قانونی بازبینی مجدد نماید.
تبصره: گمرک ها موظف اند بر اساس درخواست گمرک ایران قبل از انقضاء شش ماه اظهارنامه ها و اوراق مورد نظر را برای بازبینی مجدد ارسال نمایند.
بر اساس قانون ، که گمرکها را ملزم نموده است قبل از انقضاء شش ماهه ، اظهارنامه ها را مجدداً مورد بازرسی و بازبینی قراردهند در همه گمرکات اجرایی دایره ای به نامه دایره بازبینی تشکیل شده و تعدادی از کارشناسان با تجربه در آن دایره انجام وظیفه می نمایند و به جهت اینکه فقط شش ماه زمان وجود دارد که اظهار نامه ها بازبینی شوند متصدی نگهداری اسناد ترخیص در سرویس ارزیابی پس از ثبت و ربط اظهارنامه ها موظف است اظهارنامه را بلافاصله و در اسرع وقت تحویل بازبینی نماید.
دایره بازبینی نیز دارای بایگانی بوده و بایگان مربوطه اظهارنامه هار از سرویس ارزیابی تحویل ، و در دفتر بازبینی ثبت و تحویل کارشناسان می نمایند تا در مهلت مقرر آنها را بازبینی نمایند . کارشناسان بازبینی اظهارنامه ها را مورد بررسی و بازبینی قرارداده و دو حالت وجود دارد :
1- ممکن است اظهارنامه بدون اشکال بوده و وجوه متعلقه کاملا پرداخت شده باشد که در این صورت اظهارنامه را با مهر بازبینی مهر نموده و به بایگانی سرویس ارزیابی اعاده می نمایند.
2- در صورتیکه اظهارنامه دچار اشکال باشد و یا وجوه کمتر پرداخت شده باشد برای آن اظهانامه در دایره بازبینی پرونده کسر دریافتی و یا نقص اسناد تشکیل می شود . که در این صورت این پرونده ها نیز بر اساس شماره کوتاژ و سال مربوطه در دایره بازبینی بایگانی تا صاحب کالا نسبت به رفع نقص و پرداخت بدهی اقدام ، سپس اظهارنامه ممهور به مهر بازبینی شده و به سرویس ارزیابی بر می گردد.
کلیه جابه جایی های اظهارنامه ها توسط نامه انجام می شود و بایگانی ها موظف اند بدون دستور اظهارنامه ها را تحویل هیچ شخص ، سازمان یا دایره ننمایند.
به فرستادن اظهارنامه به گمرکات دیگر یا دوایر دیگر ارسال اظهانامه ( و برگرداندن آن ) اعاده اظهارنامه می گویند لذا ارسال و اعاده اظهارنامه دو گونه می باشد :
1- درون سازمانی : یعنی انتقال اظهارنامه و جابجایی آن در دوایر همان گمرک . بطور مثال : انتقال اظهارنامه از سرویس ارزیابی به دایره بازبینی و یا بالعکس که طی نامه صورت می گیرد، نمونه نامه جهت ارسال اظهارنامه از سرویس ارزیابی به دایره بازبینی
ممنونم